Система обліку торгового обладнання в торгових точках

Холодильники, стелажі та фірмові стійки — актив, який компанія купує за власні гроші, але тримає поза підприємством: у чужих торгових точках, під відповідальністю різних менеджерів і дистриб’юторів. Облік вівся в Excel: у кожного свій файл і своя версія правди.

Що з цього виходило:

• ніхто не міг сказати, де саме стоїть конкретна одиниця і в якому вона стані;
• переміщення не фіксувалися — обладнання «зникало» між менеджерами й виявлялося аж на інвентаризації;
• ремонти жили паперовим життям: акти окремо, рахунки окремо, історія — у пам’яті відповідального;
• на питання «скільки ми вже вклали в цей холодильник» відповіді не існувало;
• інвентаризація означала виїзд і ручну звірку за списками, а керівник не бачив покриття території.

Тобто компанія володіла активом, яким фактично не керувала.

Ми зробили систему, у якій кожна одиниця має власну картку з історією від закупівлі до списання — не таблицю залишків, а хроніку життя обладнання.

• Повна історія кожної одиниці
• Ремонти й вартість обслуговування
• Переміщення й відповідальність
• QR-коди та інвентаризація з телефона
• Карта обладнання
• Візити менеджерів
• Навігація за територією та аналітика

• Облік вийшов з Excel: одна база замість файлів у кожного менеджера.
• Повна історія життя кожної одиниці: розміщення, переміщення, ремонти, вартість, документи — обладнання не губиться.
• Витрати на ремонт видно в розрізі одиниці, типу і періоду: «ремонтувати чи замінити» — розрахунок, а не інтуїція.
• Інвентаризація проводиться з телефона по QR-коду.
• Керівник бачить покриття території на карті й планує закупівлі за фактом.
• Робота менеджерів у полях підтверджена геолокацією та фото, звітність — у два кліки.

Для замовника це не облікова програма, а контроль над активом, який фізично перебуває поза межами підприємства.