Кейс
B2B-портал для дистриб’юторів: як виробник мінеральної води зекономив 300 годин на рік
300 годин на рік, які менеджер більше не витрачає на ручне введення замовлень
- Клієнт
- ТОВ «Кривоозерська ХСФ» — виробник мінеральної води
- Галузь
- FMCG: виробництво та дистрибуція
- Запуск
- лютий 2024
- Формат
- розробка під ключ і подальший розвиток системи
Задача
Замовлення приходили трьома неавтоматизованими каналами: поштою від дистриб’юторів, кожен у своєму форматі, і через два EDI-майданчики від мереж — окремо EDIN, окремо «Вчасно». Далі менеджер вручну переносив кожну позицію в ERP: контрагент, номенклатура, договір, склад, тара, дата відвантаження.
Що з цього виходило:
- близько 8 годин щотижня — понад 300 годин на рік — на механічне перенесення даних;
- три робочі вікна замість одного списку замовлень: пошта, EDIN, «Вчасно»;
- помилки при введенні: не той договір, не та тара, не та кількість;
- замовлення губилися в поштовій скриньці конкретного менеджера;
- дистриб’ютор не бачив статусу свого замовлення й телефонував уточнювати.
Вузьким місцем була не логістика й не виробництво, а сам спосіб прийому замовлення.
Рішення
Ми побудували закритий B2B-кабінет: дистриб’ютор оформлює замовлення сам, замовлення мереж підтягуються з EDI автоматично, а виробник бачить усе одним списком — готовим до завантаження в ERP.
- Синхронізація замовлень з EDIN та «Вчасно»
- Шаблони замовлень
- Калькулятор ваги та палет
- Документообіг з контрагентами
- Листування всередині сервісу
- Сповіщення про зміну статусів
- Вивантаження в CSV та імпорт в ERP
Результат
- Обробка замовлень — з 8 годин на тиждень до ~10 хвилин на день, близько 300 вивільнених годин щороку.
- Нуль ручного введення в ERP: дані потрапляють у систему так, як їх увів дистриб’ютор або передала мережа.
- Замовлення з усіх каналів — кабінет, EDIN, «Вчасно» — в одному вікні.
- Замовлення не губляться й не приходять перевантаженими: контроль ваги працює до відправки.
- Дистриб’ютор оформлює замовлення самостійно й цілодобово, а прозорі статуси прибрали дзвінки «що там з моїм замовленням».
- Документи й листування зберігаються в компанії, а не в поштових скриньках співробітників.
Для замовника це нижчі операційні витрати, вищий рівень сервісу і менеджер, який займається продажами, а не копіюванням рядків.